Es el conjunto de
comunicaciones y documentos que se utilizan en los servicios del estado.
Competer a la administración del estado, deben ser mesurados en su contenido y
claros en las materias que tratan,
En esta correspondencia
existen formulas legales que se refieren al tratamiento especial que se los
debe otorgar al funcionario a quien se dirige la comunicación.
Su estructura es:
1.- Membrete: indica el ministerio , repartición, servicio, etc.
2.- Clasificación y número de orden.
3.-Antecedentes (ANT.)
4.- Materias (MAT.) corresponde a una síntesis del contenido.
5.- Lugar y fecha de emisión.
6.- Preposición "DE" indica la autoridad que emite el documento.
7.- Preposición "A" indica la autoridad a quien se dirige.
8.- Contenido: esta estructurado en párrafos enumerados que corresponde a cada idea redactada, cada oficio debe tratar una sola materia.
9.- Frase de saludo o despedida (saluda a ud., saluda atentamente)
10.- Inclusos o adjuntos detallan los datos que acompañan.
11.- Pie de firma.
12.- Iniciales de responsabilidad.
13.- Distribución.
Sin embargo, encontraremos
los siguientes documentos:
Oficio Ordinario
Esta
comunicación, los de carácter ORDINARIO, serán aquellos que pueden ser de
dominio público y abarcarán la correspondencia no comprendida en los dos primeros
números.
Oficio Reservado
Esta
comunicación será los que traten de materias que atendida su naturaleza, deban
ser conocidas únicamente en el ámbito del departamento, sección u oficina a que
sean remitidos.
Oficio Secreto
Esta
comunicación será conocida sólo por las autoridades o personas a las cuales
vayan dirigidos y por quienes deban intervenir en su estudio o resolución.
La Circular
Es un
documento oficial de uso frecuente en la administración pública. Su redacción
es similar al oficio. Se diferencia del oficio por cuanto es dirigido a varios
destinatarios.
Se redacta comúnmente en
párrafos cortos, claros, precisos.
9.- Destinatarios.
El Memorándum
Es una
comunicación que tiene una circulación interna. Lo emite un jefe de sección o
departamento, Se utiliza para pedir o enviar documentos o bien, solicitar o
entregar información.
Estructura:
1.- Membrete: indica el nombre de la institución.
2.- MEMORÁNDUM y número de orden.
3.- Fecha: solo con números.
4.- Preposición "DE": señala el cargo del remitente.
5.- Preposición "A": señala el cargo del destinatario.
6.- Texto: debe ser breve, claro y preciso.
7.- Comúnmente media firma.
8.- Iniciales de responsabilidad.
El Certificado
Este
documento sirve como prueba de hecho o actividades que consta a un funcionario
público respecto a un subordinado o particular, por lo cual tiene importancia
desde el punto de vista legal. La debe emitir siempre una autoridad para que
tenga validez.
Estructura:
1.- Membrete.
2.- Iniciales de responsabilidad.
3.- Palabra CERTIFICADO y número de orden.
4.- Texto: debe contener autoridad que subscribe, nombre del peticionario, echo que se atestigua y destinación del documento.
5.- Lugar y fecha de emisión.
6.- Nombre, cargo, firma y timbre.
Resolución
Es
estructurada que la autoridad competente utiliza para dictar o disponer en
forma imperativo toda clase o disponer en forma imperativo toda clase de
asuntos administrativos.
Estructura:
1.- Membrete.
2.- Lugar y fecha.
3.- Cita de las disposiciones pertinentes.
4.- Titulo Resolución.
5.- Puntos numerados que considera la resolución.
6.- Anotación común de: anótese y comuníquese.
7.- Cita de la cantidad de copias de los destinatarios
El Decreto
Se
comprende como decreto a la resolución o mandato escrito, de las más altas
autoridades del estado en que disponen, en forma imperativa, cuando sea
necesario para contribuir al buen desenvolvimiento del que hacer nacional,
regional, provincial o comunal.
Estructura:
1.- Ministerio que da origen al decreto.
2.- Exposición resumida de la materia.
3.- Lugar y fecha.
4.- Titulo (Decreto con fuerza de los).
5.- Materia, distribuido en considerados enumerados.
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